Política integral de tratamiento de datos personales

PROCLIENTES SAS, NIT 902067032-6, con domicilio en Medellín, Antioquia, Colombia, es responsable del tratamiento de datos personales en aquellos procesos en los que determine las finalidades y medios del tratamiento. El canal oficial para consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión, revocatoria y demás asuntos de privacidad es contacto@proclientes.com.co.

Esta Política establece las reglas bajo las cuales ProClientes recolecta, almacena, organiza, consulta, usa, actualiza, transmite, circula, suprime y, cuando resulte necesario, transfiere datos personales para operar su plataforma tecnológica de conexión de oportunidades comerciales. Su propósito es proteger los derechos de los titulares y definir de manera transparente qué información se trata, para qué se utiliza, con quién puede compartirse y cómo pueden ejercerse los derechos correspondientes.

Esta Política aplica a la información personal tratada por ProClientes respecto de: (i) Referidores; (ii) Clientes, Referidos o Clientes Potenciales; (iii) representantes, empleados, contratistas y contactos de los Aliados comerciales; (iv) usuarios de la página web o plataforma; y (v) proveedores, contratistas y demás terceros cuyos datos sean necesarios para la operación. Cuando una persona jurídica sea registrada, esta Política aplica a los datos personales de las personas naturales asociadas a dicha organización.

ProClientes tratará los datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Se procurará recolectar únicamente la información necesaria y pertinente para la finalidad informada y mantenerla actualizada cuando corresponda.

Dependiendo del tipo de usuario y de la oportunidad, ProClientes podrá tratar datos de identificación y contacto; información comercial y de la oportunidad; perfil y trazabilidad del Referidor; comisiones y datos bancarios/tributarios necesarios para pagos; información de representantes y usuarios de Aliados; datos técnicos de acceso, aceptación y seguridad; comunicaciones, autorizaciones y soportes.

ProClientes no solicita como regla general datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes para registrar oportunidades. Si excepcionalmente fueran indispensables para una finalidad legítima, se aplicarán las exigencias legales correspondientes. Los usuarios no deberán cargar información sensible o de menores que no sea necesaria o cuya recolección no esté debidamente habilitada.

Los datos podrán tratarse para crear y administrar cuentas; verificar identidad; registrar y validar oportunidades; detectar duplicados; contactar al Cliente Potencial; asignar oportunidades a Aliados; gestionar cotizaciones, asesorías, propuestas, contratación y seguimiento; actualizar estados; documentar cierres; liquidar y pagar comisiones; prevenir fraude; administrar seguridad; atender soporte, consultas y reclamos; cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias y probatorias; realizar auditoría y trazabilidad; y generar estadísticas o analítica agregada.

Los datos del Referidor podrán utilizarse para habilitar su cuenta; validar identidad; registrar la autoría y trazabilidad de oportunidades; comunicar novedades; calcular, validar y pagar comisiones; efectuar retenciones; solicitar documentos tributarios o bancarios; gestionar reclamaciones; prevenir fraude; enviar comunicaciones operativas; y, cuando exista autorización o base jurídica aplicable, comunicar campañas, capacitaciones o beneficios relacionados con ProClientes.

Los datos del Cliente Potencial podrán utilizarse para verificar que existe una oportunidad o interés; contactarlo; identificar su necesidad; asignar el Aliado adecuado; compartir con dicho Aliado los datos estrictamente necesarios; facilitar diagnóstico, asesoría, cotización, propuesta o contratación; hacer seguimiento; conocer el resultado; gestionar solicitudes de privacidad; y conservar evidencia razonable de la gestión y del cierre. El registro en ProClientes no obliga al titular a contratar ningún producto o servicio.

Los datos personales de representantes, empleados, usuarios y contactos de los Aliados podrán utilizarse para administrar la relación comercial; habilitar accesos; asignar oportunidades; realizar seguimiento; solicitar actualización de estados; verificar cierres, facturación, recaudo y liquidaciones; gestionar pagos; auditar cumplimiento; atender incidentes y reclamos; capacitar usuarios; prevenir fraude; y cumplir obligaciones legales y contractuales.

ProClientes podrá obtener información directamente del titular, de un Referidor que declara contar con autorización o base legítima, de un Aliado durante la gestión, de formularios y canales oficiales, o de fuentes legalmente accesibles cuando su uso sea compatible con la finalidad. El hecho de que un dato sea visible públicamente no autoriza automáticamente cualquier uso.

El Referidor deberá registrar únicamente datos obtenidos legítimamente. Cuando la autorización sea necesaria, deberá contar con ella antes de compartir la información o utilizar el mecanismo de autorización que ProClientes disponga. Se prohíbe registrar bases compradas, obtenidas mediante extracción masiva, engaño, suplantación o mecanismos incompatibles con la finalidad. ProClientes podrá solicitar evidencia del origen o autorización y detener la gestión si identifica riesgo de privacidad.

Cuando corresponda, ProClientes podrá obtener o confirmar la autorización mediante formulario web, casilla de aceptación, WhatsApp, correo electrónico, mensaje de texto, llamada grabada u otro mecanismo que permita conservar evidencia. La autorización podrá comprender el contacto por ProClientes y la comunicación de los datos necesarios al Aliado que atenderá la oportunidad.

ProClientes podrá comunicar o transmitir al Aliado seleccionado la información estrictamente necesaria para gestionar la oportunidad. El acceso no constituye cesión de propiedad sobre la base. El Aliado deberá utilizar los datos exclusivamente para las finalidades autorizadas, mantener confidencialidad y seguridad y abstenerse de vender, ceder, reutilizar o incorporar la información a campañas incompatibles con la finalidad original.

Cada Aliado deberá cumplir las obligaciones de protección de datos que correspondan a su rol. Cuando trate información por cuenta de ProClientes deberá sujetarse a las instrucciones y condiciones contractuales aplicables. Cuando determine finalidades propias legítimas derivadas de una relación contractual directa con el Cliente, será responsable de informar y cumplir las obligaciones que legalmente le correspondan.

ProClientes podrá utilizar proveedores de hosting, nube, mensajería, correo, almacenamiento, analítica, soporte, seguridad, pagos u otras herramientas necesarias. Estos proveedores solo podrán acceder a la información en la medida necesaria para prestar sus servicios y estarán sujetos a las obligaciones aplicables.

Cuando la infraestructura tecnológica o un proveedor implique tratamiento de información fuera de Colombia, ProClientes aplicará las reglas y mecanismos jurídicos que correspondan para la transmisión o transferencia internacional de datos.

El titular podrá conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de autorización cuando proceda; ser informado sobre el uso; presentar consultas, quejas y reclamos; solicitar supresión; revocar la autorización cuando legalmente proceda; y ejercer los demás derechos reconocidos por la normativa colombiana.

Las solicitudes deberán enviarse a contacto@proclientes.com.co e identificar al titular, describir la petición e incluir la información razonablemente necesaria para verificar identidad y localizar los datos. ProClientes tramitará las solicitudes dentro de los términos legales aplicables y podrá requerir información adicional cuando sea necesaria.

La revocatoria o supresión será atendida cuando resulte legalmente procedente. La eliminación no será obligatoria respecto de información que deba conservarse por obligación legal o contractual, para atender una reclamación, acreditar una operación, ejercer derechos, cumplir deberes tributarios o contables, prevenir fraude o preservar evidencia.

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y las obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, probatorias, de seguridad y defensa. Cuando termine la finalidad y no exista deber o necesidad legítima de conservación, serán eliminados, anonimizados o sometidos al tratamiento que corresponda.

ProClientes adoptará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables según la naturaleza de la información y los riesgos de la operación, incluyendo controles de acceso, gestión de credenciales, perfiles y permisos, trazabilidad, copias de seguridad, protección de comunicaciones y dispositivos, actualización de sistemas y procedimientos de incidentes. Los usuarios también deberán proteger sus credenciales y dispositivos.

Cuando ProClientes identifique un incidente que pueda comprometer datos personales, realizará acciones razonables para contenerlo, investigarlo, mitigar sus efectos, documentarlo y efectuar las comunicaciones o reportes legalmente exigibles. Referidores, Aliados y proveedores deberán informar oportunamente cualquier incidente relacionado con información de ProClientes.

Los titulares y usuarios deberán suministrar información veraz y mantener actualizados los datos relevantes. ProClientes podrá corregir, complementar, bloquear o solicitar actualización cuando identifique inconsistencias. El titular podrá solicitar rectificación mediante el canal de privacidad.

La información personal gestionada en ProClientes no podrá ser descargada, comercializada, cedida, publicada, compartida o reutilizada para finalidades no autorizadas. Referidores y Aliados solo tendrán acceso a la información necesaria para su función. Está prohibida la extracción masiva, scraping, venta, intercambio o creación de bases paralelas con información obtenida de la plataforma.

Los datos personales pertenecen a la esfera de derechos de sus titulares y no se convierten en propiedad de ProClientes, del Referidor o del Aliado. ProClientes podrá proteger su software, estructura de base de datos, compilaciones, procesos, modelos, analítica agregada, secretos empresariales y demás activos propios que no impliquen apropiación de datos personales.

ProClientes podrá enviar comunicaciones operativas necesarias. Las comunicaciones promocionales se realizarán conforme a las autorizaciones o bases jurídicas aplicables y a las preferencias del titular. Cuando corresponda, se habilitarán mecanismos para solicitar el cese de comunicaciones promocionales.

La web o plataforma podrá utilizar cookies o tecnologías similares necesarias para autenticación, seguridad, funcionamiento, preferencias y medición. Cuando tecnologías no esenciales requieran información o consentimiento adicional, ProClientes podrá implementar avisos o mecanismos específicos.

ProClientes podrá utilizar reglas de asignación, clasificación o priorización de oportunidades para mejorar la operación. La asignación comercial interna no implica garantía de aprobación o contratación. Cuando resulten aplicables reglas especiales sobre decisiones exclusivamente automatizadas, se aplicarán las garantías correspondientes.

La plataforma podrá conservar el historial de creación, asignación, contacto, gestión, cierre y comisión de cada oportunidad, incluyendo quién realizó cada cambio y cuándo. Esta trazabilidad se utiliza para seguridad, auditoría, solución de diferencias, prevención de fraude, liquidación de comisiones y cumplimiento.

Si un Cliente Potencial informa que no desea continuar siendo contactado para una oportunidad, ProClientes podrá registrar dicha preferencia y detener la gestión correspondiente, sin perjuicio de conservar la información mínima necesaria para demostrar la solicitud, evitar contactos incompatibles y cumplir obligaciones legales.

Referidores, Aliados y demás usuarios deberán respetar esta Política, proteger sus accesos, limitar el uso de la información a las finalidades autorizadas y reportar cualquier uso irregular. El incumplimiento podrá dar lugar a restricción de acceso, suspensión, terminación contractual y demás medidas procedentes.

Sin perjuicio de los canales internos de ProClientes, los titulares podrán ejercer los mecanismos previstos por la legislación colombiana ante la autoridad competente en materia de protección de datos personales, una vez se cumplan los presupuestos legales aplicables.

Esta Política entra en vigencia desde su publicación en la página web o plataforma. ProClientes podrá actualizarla para reflejar cambios legales, tecnológicos u operativos. Los cambios sustanciales serán informados por medios razonables y, cuando corresponda, se solicitará nueva autorización.

Todas las consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión, revocatoria o información sobre el tratamiento deberán dirigirse a contacto@proclientes.com.co.

ProClientes recoge en la plataforma, para cada rol, la aceptación de esta Política con la versión aceptada, la fecha, la hora y el usuario. Las casillas se presentan desmarcadas y, cuando la autorización es requisito del tratamiento, no es posible continuar sin marcarla.